会議をうまく進めるには?【議題・参加者・所要時間を事前に明確にしましょう】

会議の設定と進行を任されたんだけど、どうやって進めばいいんだろう?
事前に何をしておけばいいのかな?

こんな疑問に答えます。

こんにちは、びずろぐです。

この記事では、私が実際に会議を進行した経験から、うまくいく会議の進め方を教えようと思います。

私はこんな人
  • 一部上場会社のインターネット会社でwebディレクター経験があります
  • ほぼ毎週自分で会議を設定して進行しています

会議は人の時間を使って物事を決める大事なことです。
効果的な会議にするためには、事前の準備が欠かせません。

この記事を読んで、うまくいく会議が設定できる助けになればと思いますよ!

うまくいった会議はどんな時?自分の経験

私の今までの私の経験を振り返ると、「うまくいった会議」には一定の条件があります;

うまくいった会議の条件
  • 会議の目的が達成できて、次に進めることができた
  • 参加者全員がなんらかの発言が出た。納得してくれた
  • 時間通りに終わった

種類別の対策|議題を明確にして会議の種類を見極める

「会議」と一言で言っても、何種類かの内容に分けられます。
議題を明確にする前に、自分が何をしたいのかこれで事前チェックしておきましょう。

ブレスト

ブレストは「ブレーンストーニング」の略です。
特定のテーマに沿って自由に意見を出し合います。(基本的にテーマに沿っている限り否定はNG)

色々な視点からのアイディアを集めたい時に有効です。

議論

「議論」は特定のテーマに沿った内容についての是非や方向性を参加者と話します。
会議の設定者は、事前になぜそのテーマについて話すか、議論の論点、自分なりの意見をまとめておくとスムーズです。

特に自分なりの意見をまとめておかないと、私の経験上話が発散して収集がつかなくなるケースが多いです。
不完全でもいいので、「私はこう思う」という意見を持っておきましょう。

相談

「相談」は、自分では結論・意見が出ないので、上司や同僚など第3者に対して意見を求めるものです。
会議の設定者は、事前に相談する背景、相談したいことを明確にしておきましょう。

可能だったら、「自分としてはこうしたいと思う」という考えをもっておきましょう。
相手に結論をだしてもらうことを丸投げするのは極力控えましょうね。

報告

「報告」は主に会議の設定者が、参加者に対して仕事の進捗や共有事項を伝えるものです。
ブレスト・相談・議論と違い、会議設定者→参加者と情報の流れが一方向です。

時間を無駄にしないために、事前に伝えたいことを文章にまとめておきましょう。

承認

「承認」は、自分の考えを相手(承認者)に合意をとり、次に進む状態にすることです。
承認が会議設定者としては一番気が重い会議かもしれませんね笑

承認はほぼ確実と言っていいほどプレゼンテーションを行います。
資料を準備する場合は以下の記事も参考にしてみてください。

プレゼンは準備が8割!資料作成前の準備の手順を教えます プレゼンは準備が8割!資料作成前の準備の手順を教えます プレゼン資料を作るための準備手順の記事を見る

今まで出た種類をまとめると以下のようになります。

種類 特徴 やること
ブレスト 特定のテーマに沿って
自由に意見を出し合う
事前にテーマを決めておく
議論 特定のテーマに沿った内容の
是非や方向性を参加者と話す
・テーマを取り上げた理由を明確にする
・議論の論点を明確にする
・自分なりの意見をまとめる
相談 第3者に対して意見を求める ・相談する背景
・相談したいことをまとめる
・自分なりの考えをもつ
報告 参加者に対して仕事の進捗や
共有事項を伝える
伝えたいことを文章にまとめておく
承認 自分の考えを相手(承認者)に合意をとる 説得力のあるストーリーを用意する

会議設定までに決めること

さて、会議についての種類の解説が終わり、次は会議をするまでに何を決めるかをお伝えします。

議題と会議の種類を決める

会議を設定する前に、その会議で話すこと=議題を明確にしておきましょう。
そしてその議題はは「ブレスト」「相談」「議論」「承認」なのか・・・。自分が設定した議題と照らし合わせて決めましょう。

ワンポイントアドバイス
会議名の頭に、会議の種類をつけると参加者がその会議で何が行われるかイメージしやすいのでおすすめです。

例)【相談】●●案件の進め方について

是非実践してみてください!

参加メンバーと役割を決める

議題と会議の種類が明確になったら、次に会議に参加してほしいメンバーを決めます。
参加メンバーは闇雲に全員入れるのではなく、どうして参加してほしいかちゃんと説明できるように役割を明確にしておくと、効率的に進めることができます。

会議の流れと所用時間を決める

さて、最後に会議の流れと所要時間をあらかじめ決めておきましょう。
会議の流れについては経験が必要だったりしますが、自分でイメージできなかったら人に聞くのもありです。

私の経験ですが、会議の種類別に流れをまとめました。
参考にしてみてください。

種類 流れ
ブレスト
  1. テーマ説明
  2. 質疑応答
  3. ブレスト実施
  4. まとめ
議論
  1. 背景説明
  2. 決めたいことの説明
  3. 質疑応答
  4. 議論
  5. まとめ
  6. 次のアクションの整理
相談
  1. 相談したいことの説明
  2. 自分なりの意見を伝える
  3. 相談に対するアドバイス
  4. アドバイスのまとめ
報告
  1. 報告する内容の全体像(サマリー)を伝える
  2. 報告の詳細
  3. 質疑
承認
  1. 承認する内容の全体像(サマリー)を伝える
  2. プレゼン
  3. 質疑
  4. 合意内容の確認・まとめ

まとめ

私の経験を振り返って会議に向けてやることをまとめてみました!
少しでも参考になれば幸いです。

まとめ
  • 議題と会議の種類を事前に明確にする
  • 参加者には役割を設定して、どうして参加してほしいか言えるようにする
  • 会議の進行イメージと所要時間を設定しておく

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