プレゼンは準備が8割!資料作成前の準備の手順を教えます

今度の会議でプレゼンの資料を作らなきゃいけないんだけど、上手くまとまらない・・・
上手く作るにはどうすればいいだろう?

こんな悩みに答えます。

こんにちは、びずろぐです。
プレゼンテーション、どんな時でも緊張します。
当日何を話せばいいか、資料をどうやって作るか、相手がどんな質問をしてきて上手く返せるかどうか・・・などなど。

この記事では、私が実際に行ったプレゼンテーション/資料を作った経験をもとに、特にプレゼンテーション資料の作り方を教えます。

私はこんな人
  • 一部上場会社のインターネット会社でwebディレクター経験があります
  • 社長や役員に対して資料を作ってプレゼンした経験があります

プレゼンテーションは事前準備が8割です。
プレゼンの流れを決めて、自分の考えをまとめて資料に落とし込むという流れがとても大事になってくるため、この記事では資料の作成にフォーカスを当てて解説をしていきたいと思います。

目的とゴールを設定する

さて、資料作りに入る前にまずプレゼンテーションの目的とゴールを設定しましょう。

「目的」と「ゴール」の違いとは?
目的とゴール、なんだか同じように見えますね。しかし意味は明確に違います。
この記事では目的とゴールを以下のように定義しています。

  • 目的
    プレゼンテーションをする理由。
    例)新製品のお菓子を発売するために、お菓子の企画の承認を社長に取る。
  • ゴール
    プレゼンテーションをした後になってほしい状況・行動。
    例)新製品のお菓子の企画について社長の合意が取れ、来週からお菓子のパッケージデザインや開発に着手できるようにする。

聞き手が誰かを明確にする

目的とゴールを明確にしたら次に「聞き手」を明確にしましょう。

これからするプレゼンテーションは誰に向けてするものでしょうか?
同僚?上司?役員?社長?お客さん?

プレゼンの主役は自分ではなく、聞き手です。
聞き手に対して「何かしらの合意/アクション」を取ってもらうためにプレゼンテーションは行われます。

自分ではなく相手主体で考えると、伝える内容の方向性が固めやすくなります。

「相手主体」なのはわかるけど、どうやって考えればいいの?

相手主体に考えるポイントは2つあります。

  1. 聞き手がどんな立場に置かれてるか
  2. 聞き手が疑問に思うことは何か?

聞き手がどんな立場の人かを考える

まず聞き手がどんな立場の人かを考えましょう。
聞き手の置かれている状況を整理すると何を伝えるかがクリアになります。

以下は考え方の例です。

聞き手 状況
上司 ・自分の部署の直属の上司
・仕事の内容やメンバーはある程度把握しているが、細かいところは現場に任せている
・打ち合わせの時間が1日の1/3を占めている
・話を途中で遮ることはなく最後まで話は聞くタイプ
社長 ・常に忙しい。1日打ち合わせ/外出しており、予定を抑えるためには1週間前に調整する必要がある。
・誰が何をやっているかといった細かいことは把握しきれていない
・せっかちで結論をまず知りたがる性格

聞き手が疑問に思うポイントを考えて答えられるようにする

聞き手のことを考えたあとは、自分がプレゼンをする内容に対して、聞き手が何に疑問に思うかを事前に洗い出して答えられるようにしておきましょう。

  • どうしてこの企画をやるのだろう?
  • どういう手順でいつやるのかな?
  • 他に影響のあるプロジェクトはなんだろう?
  • 自分に何を判断してほしいのだろう?

一番綺麗なのは、聞き手が疑問に思うタイミングでプレゼンテーションの内容に回答を盛り込むことです。
プレゼンテーションを受けている際、疑問に思うであろう解答をスパッと言えると納得感がましスムーズに進むことができます。

プレゼンの流れを考える

聞き手のことを考え、疑問に思う点も洗い出せたら資料作り!
・・・に、入る前にプレゼンテーションの大きな流れと、伝える内容の順番を考えましょう。

この段階では本格的な資料を作るのではなく、テキストレベルの骨子でも十分です。
骨子を作る前に資料を作りこんでしまうと、プレゼンテーションの流れが悪い場合に資料の作り直しが発生し時間をロスしてしまいます。

話の流れを人に話して整理する

作成した骨子は出来るだけ人に見せて、話しておきましょう。
頭の中でイメージしていた流れと、実際に話すとほぼ毎回と言っていいほどイメージが違います笑

資料を作る

聞き手のことを理解し、話の流れも決まればおのずと資料に盛り込む内容も決まってきます。
資料を作るポイントもあるのですが、この記事では割愛します。

まとめ

まとめ
  • プレゼンテーションの目的とゴールを決めておこう
  • 目的はプレゼンテーションをする理由、ゴールはプレゼンテーションをした後になってほしい状況・行動
  • 主役は自分ではなく、相手。相手のことを理解することに努めよう
  • 相手の疑問に思うことを把握しよう
  • 話の流れを決めて、人にレビューしてもらおう

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