仕事で活かせる議事録の書き方のコツを紹介します

会議で議事録をとる係になったんだけどどうやって書けばいいのかな?
いつ頃みんなに共有すればいいんだろう?

こんな疑問に答えます。

こんにちは、びずろぐです。

仕事を進める上で基本となる「議事録」。
会議では主に書記係が議事録をとりますね。議事録を取っている間は会議で発言が難しく淡々と記録していくことになります。
一見地味な仕事ですが、非常に大事な役目を持っています。

この記事では、私が実際に議事録をとった経験から、仕事で活かせる議事録の書き方を教えようと思います。

私はこんな人
  • 一部上場会社のインターネット会社でwebディレクター経験があります
  • ほぼ毎週自分で会議を設定し、議事録を書いています

議事録はなんのために書く?メリットは何?

そもそも議事録はなんのために書くのでしょうか?
私の経験上、議事録を書くメリットは3点あると考えます。

議事録を書く3つのメリット
  1. 会議で話された、決まった内容を全員に共有し、言った言わないが防げる
  2. 会議に参加していない人でも読み返せる
  3. 偉い人の発言忘れの防止

一つずつみていきます。

会議で話された、決まった内容を全員に共有し、言った言わないが防げる

まず一番はこれ。
会議は主に会話で進みますが、記録をとって形のあるものにしていないとみんなの記憶がバラバラになります。

これの何がまずいかというと、よくあるのが「言った言わない」。

Bさん

あれ、Aさんこの前の会議ではこの企画について問題ないって言ってましたよね?
言ったかもしれないけど、全部問題ないんじゃなくて、この部分に問題あるから考え直しておいてって言ったけど?

Aさん

よくあるケースですね。
このような事態を防ぐために、議事録として記録を残しておけば上記のようなトラブルは防げる可能性が高まります。

会議に参加していない人でも読み返せる

事前に会議を設定しても、必ずしも全員参加できるとは限りません。
何かの急用や体調不良などでこれない場合もあるでしょう。

そんな時に、議事録を残しておけば会議に出席できなかった人にも情報の共有ができます。

偉い人の発言忘れの防止

これもよくあることなのですが、偉い人になればなるほど日々色々な報告を受けるため、どの会議で何を発言したのか、忘れてしまうことがあります。
偉い人も人間なので忘れてしまうこと自体はしょうがない。(ほんとはよくないけど)

ただ、それによってもう一度説明する必要があったり、決まったことに対して決定者が忘れているために会議で決定したことがひっくり返ることは防いでおきたいものです。

そのためにも、議事録をしっかりとって(万が一)忘れた場合に、見返せるようにしておきましょう。

議事録には何を書く?

議事録に書く内容は主に4点。
「会議の日時・開催場所・参加メンバー」「議題」「議題で話された内容・決まったこと」「ネクストアクション」です。

特にネクストアクションは議論に決着がついたら、忘れがちになることが多々あります。
一番客観的に会議を見ている、議事録係が最後に注意喚起をするといいでしょう。

議事録に書く内容
  • 会議の日時・開催場所・参加メンバー(欠席になった場合も「欠席」と明確に記載する)
    他の議事録と区別をつけるために必ず記載しておきましょう。
    また、「いつ」「どこで」「誰が」を記録しておくと、後で見返した時にイメージがしやすいです。
  • 議題
  • 議題で話された内容・決まったこと
    議題ごとに何を話して、どういう理由で何が決まったかを書く。特に大事なのは「決定事項に至るまでの流れ」です。
  • ネクストアクション
    会議で決まったことに対して、「誰が」「いつまでに」「何をやるか」を明確にして記録しておく

会議中にうまく議事録をとるには?【慣れないうちは会議内容を全部メモするのもあり】

会議は会話中心で行われることがほとんど。
要点だけをその場で掴んで議事録をまとめられればいいですが、慣れないうちは中々難しい。

そんな場合、ちょっと時間はかかりますが会議内容をすべてメモしておき、会議の終了後に編集するのがいいでしょう。

議事録はどのタイミングで共有すべき?

会議終了後、みんなの記憶に残っているなるべく早いタイミングで共有するのが吉です。

  1. 会議の記憶があるうちに議事録を書けば内容の抜け漏れが防げる
  2. 議事録を共有した後、みんなが議事録の間違いを指摘できる

後者はあまりよろしくないのですが、間違った内容で共有してそのまま仕事進むことが一番のリスクです。
なるべく早い段階で共有をしておきましょう。

ちなみに私の場合議事録を送る場合は、「内容に間違いがないか念の為ご確認ください」と一言添えています。

まとめ

私の経験を振り返って議事録作成のこつをまとめてみました!
少しでも参考になれば幸いです。

まとめ
  • 議事録を書くメリットは、「内容の共有」「言った言わないの防止」「未参加者への共有」「偉い人の発言忘れ防止」
  • 議事録には開催日時・メンバー・議題・議事・ネクストアクションを書こう。特にネクストアクションは会議中忘れがちなので、議事録を取る係がアラートをあげるとよい
  • 議事録は会議の記憶が残っているうちに、早めに共有しよう

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