リモート会議をうまく進めるコツ6選

リモートワークの会議をうまく進めるにはどうすればいいだろう?
対面の会議と違って声だけの時もあるし、うまく進めるコツとかあるのかな?

こんにちは、びずろぐです。
最近増えてきたリモートワーク。通勤がなく楽な反面、一箇所に集まることがありません。
特にチームで物事を動かすためには会議は必要不可欠なものの、離れた場所で話すリモートワークの会議は対面と同じようにいきません。

この記事では実際に私がリモートワークで会議をした経験から、こういうやり方だとうまくいった、ということを書いていければと思いますよ!

私はこんな人
  • 一部上場会社のインターネット会社でwebディレクター経験があります。
  • 現在はリーダーとしてリモートワークをベースにチームマネジメントをしています
  • ほぼ毎日リモートワークで会議のファシリテーションをしています

こちらの記事もオススメ
会議をうまく進めるには?【議題・参加者・所要時間を事前に明確にしましょう】

リモート会議と対面会議の違いは何?

私が実際にリモートワークの会議を経験して、対面の会議と違うなと感じたのは以下の3点。

リモート会議と対面会議の違い
  • ネット回線に依存する
  • 顔が見えないから何を考えているのか分かりづらい
  • リアルタイムな情報のやり取りがしづらくスピード感に欠ける

ひとつずつ解説します。

ネット回線に依存する

まず一番の違いはネット回線に依存するということ。
回線が弱いとリモートでの会議中、声が途切れる・画面共有のスピードが遅くなる・最悪ネット回線がパンクして会議から落ちてしまうということも・・・。

顔が見えないから何を考えているのか分かりづらい

リモートワークでの会議はお互い離れた場所でネットを介してコミュニケーションをとります。
ビデオをオンにすればお互いの顔は見えますが、ネット回線が弱い相手がいると回線が落ちてしまうというリスクもあります。
そのため、会議中はビデオを切るという場面もありました。

他にも、通勤しなくていいため、女性は化粧をしていないケースが私の会社では多いです。
スッピンなのでビデオに写りたくないという方もいます。

対面だと顔が見えるので自分がした説明に対して疑問を持っているのか、理解しているのかは表情や仕草から読み取れますがリモートワークだとそれができない場合もあります。

リアルタイムな情報のやり取りがしづらくスピード感に欠ける

対面の会議だとその場でメモやホワイトボードを書いて議論をスピーディーにすることができます。
対してリモートワークの会議の場合、画面越しにメモを見せる必要がありスピード感には欠けてしまいます。

書いたメモやホワイトボードをその場で渡す・見せれば、相手もメモが書けて話が議論を進めることができスピーディーです。
リモートの場合は会話ベースになってしまいスピーディーなやり取りがしづらくなってしまいます。

他にも対面だと身振り手振りでも情報を伝えることはできますが、リモート会議だとそれも難しくなってしまいます。

リモート会議をうまく進めるには?

リモートワーク メリット

対面とは違うリモート会議。
今までリモート会議を経験してうまくいった会議を振り返り、うまくいくコツを6つ紹介したいと思います。

リモート会議をうまく進めるためのコツ
  1. 資料は事前に作り、分かりやすくする
  2. リアルタイムで更新できるwebアプリケーションを活用しよう
  3. 喋らない時はマイクをミュート(オフ)にしよう
  4. 相手の話を遮らないようにしましょう
  5. 声がかぶったら譲り合いの精神
  6. 適度にあいづちを打って聞こえていることを相手に知らせる

資料は事前に作り、分かりやすくする

リモート会議のデメリットは情報のやり取りがスピーディーに行えないこと。また、会話メインになるため身振り手振りでの説明がしづらいです。

そのようなデメリットを解消するために、資料は事前に作成しておくのをおすすめします。
できればテキストベースでの資料よりも、図やイラストを使った資料にして相手が分かるような資料作成を心がけると直よいです。
(これは通常の会議でもやれよって話ですが・・・)

リアルタイムで更新できるwebアプリケーションを活用しよう

対面だとメモやホワイトボードに書いてその場で情報のやり取りができますが、お互いが離れているリモート会議だとリアルタイムの情報がやりづらい・・・。

そこでおすすめなのは、共同編集できリアルタイムに更新されるアプリケーションを活用すること。
個人的なおすすめは、googleスプレットシート/googleスライドです。

ホワイトボードの代用は白いキャンパスに自由に付箋やメモが作成できる、miroなどのアプリケーションを活用すると捗ります。

喋らない時はマイクをミュート(オフ)にしよう

リモート会議中、喋らない時はマイクをミュート(オフ)にしましょう。
部屋の外の音やコップを置く音などの環境音をマイクが拾ってしまい、何を話しているか聞き取りづらい場面を防ぐためです。

相手の話を遮らないようにしましょう

対面では誰かが話している時に隣の人に小声で相談、ということも可能です。
しかしリモート会議は小声でもマイク音が広い、参加者全員に声が行き渡ってしまいます。

誰かが話している時はその人の会話をみんなが聞きやすいように、話を遮らないようにすることをおすすめします。

声がかぶったら譲り合いの精神

話を遮らないように気をつけていても、議論が白熱するとどうしても声がかぶる場面は出てきます。
その場合は、相手に譲る精神で、「先にどうぞ」と言ってあげると良いでしょう。

両方譲ってしまい会議の進行が悪かったら、会議の進行役が「では、○○さんからどうぞ」というようにうまくファシリテートしてあげましょう。

適度にあいづちを打って聞こえていることを相手に知らせる

自分が会議中に話している時、対面会議だとリアクションがその場で分かりますが、リモート会議の場合は分かりません。
リモート会議中、なにもリアクションがないと話しては結構不安になります。

みんなちゃんと理解できてるのかな?
というか回線繋がってる?自分の声は聞こえてる・・?

話してを不安にさせないためにも、聞き手は適度なタイミングで声に出して相槌を出してリアクションをしてあげると良いでしょう。

まとめ

リモート会議でうまく進めるコツを説明してみました。
対面に慣れていると最初は苦労しますが、慣れてくればスムーズに進ませることができると思います。

私の経験がお役に立てれば幸いです!

リモート会議と対面会議の違い
  • ネット回線に依存する
  • 顔が見えないから何を考えているのか分かりづらい
  • リアルタイムな情報のやり取りがしづらくスピード感に欠ける
リモート会議をうまく進めるためのコツ
  1. 資料は事前に作り、分かりやすくする
  2. リアルタイムで更新できるwebアプリケーションを活用しよう
  3. 喋らない時はマイクをミュート(オフ)にしよう
  4. 相手の話を遮らないようにしましょう
  5. 声がかぶったら譲り合いの精神
  6. 適度にあいづちを打って聞こえていることを相手に知らせる

関連記事

会議をうまく進めるには?【議題・参加者・所要時間を事前に明確にしましょう】 経験談|リモートワーク のメリット・デメリットは?デメリットの解消方法も紹介

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA